〈すぐにできる〉仕事の生産性をあげる方法5選

こんにちはCOBARUです。仕事はさっさと終わらせて帰りたいとほとんどの日本人が思っていることだと思います笑。読書が趣味で様々なビジネス書を読み、実際に私がやってみて速攻性があり効果があったものを厳選してご紹介させていただきます。一つでも実践すれば残業時間を減らして自由な時間を増やせるようになりますのでぜひ最後までご覧いただけますと幸いです。

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デスク周りの整理

机のうえは必要最低限にして全て見えないところにしまいましょう。五感の中で視覚からの情報が83％と非常に高く、視覚から入ってきた情報を脳の中で勝手に処理してしまいます。例えばプリントが1枚机の上にあった場合、プリントが視界に入った瞬間に、これはなんのプリントだったかな？とか、このプリントの提出期限は明後日だったな〜などと考えてしまい、本来やらなければいけない作業への集中力が途切れてしまいます。なるべく目に入らないところにしまいましょう。

人は探しものにどのくらいの時間を使っているでしょうか？大塚商会の調べによるとビジネスパーソンは1年間で約150時間は探しものに時間を使っているといわれています。8時間勤務×20日間が160時間なので1ヶ月弱探しものに時間を使っている計算になります。整理整頓をして物の場所を把握すれば探しものの時間を短縮できます。

物理的なものだけでなくパソコン内のファルダやファイルの場所が分からなくて、時間がかかってしまう方も多いと思います。よく使うファイルやフォルダはショートカットを作ったり、検索しやすいようにファイル名を工夫しましょう。

PC周りの環境を整えよう

デュアルディスプレイを導入することで平均42％の作業効率向上したというマイクロソフトの研究結果があります。特に文章系の作業に効果を発揮しますので、可能であれば2画面で業務を行いましょう。

マウスはワイヤレスがおすすめです。コードありからワイヤレスに変更すると思っていた以上にストレスだったことに気が付きます。なるべく静音でカチッカチッという音がしないものがおすすめです。

パソコン本体は動作が遅かったり、ちょっとした待ち時間が生まれるようなものは時間と集中力が削られてしまいます。もしあまりに古いパソコンを使っているようであれば買い替えも検討しましょう。また、なるべくコード類も視界に入らないように工夫しましょう。

マルチタスクは生産性ダウン！

マルチタスクをすると作業効率が落ちるというスタンフォード大学の研究結果があります。脳は一つのことに集中するのが得意で、マルチタスクとは複数の作業ひとつひとつを瞬間的に切り替えているだけで、作業1→作業2に移る時に、作業を思い出したり、考えを整理する時間が発生してしまうため生産性が下がってしまいます。

優先順位をつけて作業して、途中で入ってきたり、後でやるべきタスクは一旦メモに残して脳内から排除してしまいましょう。優先順位がつけられずどっちからやろうかなと迷っている状態を忙しいといいます。逆にどんなにタスクが積み上がっていてもやるべきことの順番がしっかりしていれば慌てることはありません。

「やらなければならないさまざまなことが、漫然と頭を占領している。これこそが、時間とエネルギーを最も消費しているものの正体だ」byケリー・グリーソン

スマートフォンを遠ざける

スマホが近くに有るだけで集中力が低下するという米テキサス大学のエイドリアン・ウォード氏のこんな研究があります。800名の被験者を対象に①別の部屋にスマホを置く②机の上やポケットなど近くにスマホがある。この状態で課題をこなしてもらったところ、①別の部屋にスマホを置くチームの成績がもっとも成績がよく、眼の前にスマホがあるチームがもっとも成績が悪かった。

課題には一切スマホを使用しないにも関わらず、スマホが近くにあるだけで悪影響を及ぼしたという実験結果でした。業務によって完全にスマホを見ないようにするのは難しいかもしれませんが、集中したいときは時間を決めてその間は通知をオフにするのがおすすめです。

作業環境の構築

自宅で集中したい場合は、疲れにくいイスを使用しましょう。以前はリビングにあるような硬いイスを使ってましたが、痺れたり、体が凝り固まって痛くなってしまいました。コロナ禍を機に2万円くらいのゲーミングチェアを購入しましたが、非常に快適です。イスはちょっと高めでも投資する価値は有ると思います。

緑視率という言葉をご存知でしょうか？視界の中に植物が10〜15％あるとリラックス効果を生み、集中力が増します。偽物の植物でもリラックス効果が有るといわれていますが、本物を買うのがおすすめです。

こちらはポトスという植物です。枯れにくくて初心者でも育てやすいことで有名です。週1で水やりする程度の手間で済みます。どんどん成長していくの見ていて楽しいです。100円ショップで300円くらいで売っているのを購入して、3年くらい経ちますが現在も現役ですｗ

体調管理は万全に！

睡眠不足は、認知機能や情報処理能力に直接的な影響を及ぼします。十分な睡眠をとらないと、脳が十分な休息を受けられず、情報の処理や集中が難しくなります。これにより、仕事中に誤りが生じやすくなり、業務の効率が低下します。また、作業にかかる時間が増加してしまい、仕事が終わらず帰れないという悪循環に、、、

長期間にわたって睡眠が不足していると、慢性的な疲労が蓄積され、病気のリスクが高まります。成人であれば７〜9時間の睡眠時間がベストといわれており、6時間睡眠を続けると日本酒を1〜2合飲んだときの「酔っぱらい状態」程度の認知機能しか発揮できないという研究結果もあります。(逆に睡眠をしっかりとってればお酒飲んで勤務しても良いんじゃねｗ)

まとめ

視覚からの情報が8割以上、整理整頓してやるべきことに集中。
人は探しものに年間150時間使っている。
デュアルディスプレイで作業効率42％UP。
優先順位をつけてシングルタスクで処理。
スマホは通知オフ。
植物があると集中力UP。
睡眠不足は酔っぱらいと同じ認知能力。

少しでも皆様のお役に立てば幸いです。最後までご覧いただきありがとうございました。